1. когда-то давно для DAM использовал индексатор, который запускался через шедулер (модуль). Для FAL наверняка тоже есть индексатор.
Кроме этого еще индексация происходит, если юзер пролистывает в модуле Файл папку с новыми файлами
2. Зависит от File mount к которым есть доступ у этого юзера. Если файл лежит в подпаке Filemount, который юзер видит - то все ОК. Если нет - то вероятно не увидит файл (или не сможет его изменить)
3. File Mount на эту тему
https://docs.typo3.org/typo3cms/Insi...nts/Index.html